Mieux accompagner ses équipes en télétravail

Le télétravail est devenu une réalité incontournable dans le monde professionnel, offrant flexibilité et autonomie aux employés. Cependant, il présente également des défis uniques en termes de gestion des équipes à distance. Dans cet article, le Collège de Paris revient sur les conséquences du télétravail par rapport au travail en bureau et vous donne des conseils pratiques pour accompagner efficacement ses équipes en télétravail.

Quelles sont les conséquences du télétravail par rapport au travail en bureau ?

Travailler à distance présente un certain nombre de conséquences qui diffèrent du travail en bureau. La distance physique et la séparation entre vie professionnelle et vie personnelle peuvent affecter la productivité et le bien-être des employés. Les échanges informels sont réduits, ce qui peut entraîner une diminution de la collaboration et de l'innovation. De plus, la gestion du temps et des priorités devient essentielle pour maintenir la motivation en télétravail, ainsi que la gestion du temps et des priorités des équipes.

Nos conseils pour accompagner ses équipes en télétravail

1. Bien faire la séparation entre vie professionnelle et vie personnelle

Il est crucial d'établir une frontière claire entre la vie professionnelle et la vie personnelle lorsqu'on travaille à distance. Encouragez vos employés à définir des horaires de travail réguliers et à créer un espace de travail dédié. Incitez-les à prendre des pauses régulières et à ne pas se laisser envahir par les tâches professionnelles en dehors des heures de travail. Cela favorise l'équilibre entre vie personnelle et professionnelle.

2. Organiser le travail et le télétravail via un planning partagé

La gestion du temps et des priorités est essentielle pour maintenir la productivité en télétravail. Encouragez vos employés à établir un planning quotidien ou hebdomadaire et à partager leurs disponibilités avec l'équipe. Utilisez des outils de gestion de projet et de planification pour suivre les tâches et les échéances. Cela permettra à tous les membres de l'équipe de rester organisés et de collaborer efficacement malgré la distance.

3. S’assurer que ses collaborateurs ne manquent de rien chez eux 

Veillez à ce que vos employés disposent des ressources nécessaires pour travailler confortablement à distance. Assurez-vous qu'ils ont un accès fiable à Internet, des équipements de bureau adéquats et les logiciels nécessaires pour effectuer leurs tâches. Si possible, offrez un soutien technique pour résoudre les problèmes liés aux outils de télétravail. En veillant à leur confort et à leurs besoins matériels, vous favorisez leur productivité et leur engagement.

4. Créer une bonne ambiance, même quand les collaborateurs sont chez eux

Malgré la distance physique, il est important de maintenir une atmosphère de travail positive et collaborative. Organisez des réunions virtuelles régulières pour favoriser les échanges informels et renforcer les liens entre les membres de l'équipe. Encouragez les discussions sur des sujets non professionnels pour maintenir la convivialité. Utilisez des outils de communication en ligne pour faciliter les échanges et le partage d'informations.

5. Garder une à deux journées avec son équipe complète par mois

Pour renforcer la cohésion d'équipe, prévoyez des journées où tous les membres de l'équipe se réunissent physiquement ou virtuellement. Ces journées permettent de discuter des projets en cours, d'échanger des idées et de renforcer les liens. Elles offrent également une occasion de partager les succès et de célébrer les réalisations collectives. Ces moments de rassemblement réguliers renforcent la motivation en télétravail et le sentiment d'appartenance des employés.

6. Organiser des activités type team building

Les activités de team building sont essentielles pour maintenir la motivation  en télétravail et renforcer les relations d'équipe. Organisez des jeux en ligne, des défis collaboratifs ou des séances de coaching pour stimuler l'esprit d'équipe et encourager la collaboration. Ces activités permettent aux employés de se divertir tout en renforçant leur engagement envers l'entreprise et leurs collègues.

7. Laisser le choix entre bureau privé ou open space

Offrir à vos employés le choix entre travailler dans un bureau privé ou dans un espace de travail ouvert peut favoriser leur confort et leur productivité. Certains préfèrent un environnement calme et isolé, tandis que d'autres apprécient la dynamique d'un espace collaboratif. En offrant cette flexibilité, vous montrez que vous respectez les besoins individuels de vos employés, ce qui renforce leur satisfaction et leur motivation  en télétravail.

8. Favoriser l’échange et l’entraide

Favoriser l'échange d'idées et l'entraide est un élément clé pour encourager une collaboration efficace au sein d'une équipe en télétravail. Mettez en place des canaux de communication en ligne où les membres de l'équipe peuvent librement poser des questions, partager leurs connaissances et demander de l'aide. Encourager les collaborations et les projets communs permet de renforcer le sentiment d'appartenance et favorise l'innovation au sein de l'équipe.

9. Toujours communiquer avec ses équipes (point trimestriel)

Maintenir une communication régulière est essentiel pour accompagner efficacement les équipes en télétravail. Organisez des réunions trimestrielles où vous pouvez discuter des objectifs, des résultats et des projets à venir. Profitez de ces occasions pour écouter attentivement les préoccupations et les idées de vos employés, en fournissant des feedbacks constructifs. Une communication ouverte et transparente renforce la confiance mutuelle et maintient l'alignement au sein de l'équipe, favorisant ainsi la réussite des projets.

Pour aller plus loin : comment accompagner les salariés en télétravail ?

Comment gérer une équipe en télétravail ? 

La gestion d'une équipe en télétravail nécessite des compétences spécifiques. Il est important de définir des objectifs clairs, de communiquer efficacement, de suivre les progrès et de fournir un soutien continu. Utilisez des outils de gestion de projet et de suivi des tâches pour faciliter la collaboration et la transparence. Veillez à établir des canaux de communication ouverts et à maintenir une culture de confiance et d'autonomie.

Comment encadrer le télétravail ? 

L'encadrement du télétravail consiste à mettre en place des politiques et des procédures adaptées. Élaborez des politiques claires concernant les horaires de travail, les attentes en matière de performance et les canaux de communication. Fournissez des ressources et des formations pour aider les employés à s'adapter au télétravail. Veillez à évaluer régulièrement les performances et à fournir un feedback constructif pour maintenir la motivation  en télétravail, comme leur efficacité.

Quels outils favoriser pour mieux gérer ses équipes en télétravail ? 

Lorsqu'il s'agit de gérer efficacement des équipes en télétravail, l'utilisation d'outils numériques adaptés est essentielle. Voici quelques-uns des outils les plus couramment utilisés pour faciliter la gestion à distance :

• Outils de communication en ligne : Les plateformes de communication en temps réel telles que Slack, Microsoft Teams et Google Chat permettent aux membres de l'équipe de rester connectés, de partager des informations et de collaborer facilement. Ces outils offrent des fonctionnalités telles que les discussions individuelles et de groupe, les appels vocaux et vidéo, et la possibilité de partager des fichiers et des documents.
• Outils de gestion de projet : Les outils de gestion de projet tels que Trello, Asana et Jira permettent de planifier, organiser et suivre les tâches et les projets à distance. Ils offrent des tableaux Kanban, des calendriers, des listes de tâches et des fonctionnalités de suivi des progrès, ce qui facilite la collaboration et la coordination entre les membres de l'équipe.
• Outils de partage de fichiers : Les plateformes de partage de fichiers comme Dropbox, Google Drive et OneDrive sont indispensables pour stocker et partager des documents en ligne. Ils permettent aux membres de l'équipe d'accéder facilement aux fichiers pertinents, de les modifier simultanément et de les synchroniser sur différents appareils.
• Outils de visioconférence : Les outils de visioconférence tels que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams permettent d'organiser des réunions virtuelles en face-à-face. Ils offrent des fonctionnalités de vidéo, d'audio et de partage d'écran, ce qui facilite les discussions, les présentations et les collaborations à distance.
• Outils de gestion du temps : Les outils de gestion du temps comme RescueTime, Toggl et Harvest aident à suivre et à gérer efficacement le temps passé sur différentes tâches. Ils permettent aux employés de mesurer leur productivité, de définir des limites de temps et de prioriser leurs activités, ce qui est particulièrement important lors du travail à distance.
• Outils de suivi des objectifs : Les plateformes de suivi des objectifs et des performances comme OKR (Objectives and Key Results) ou Weekdone permettent de définir des objectifs clairs, de suivre les progrès et de fournir des feedbacks réguliers. Ces outils favorisent la transparence, la responsabilisation et l'alignement de l'équipe autour des objectifs communs.

En conclusion : assurer la motivation en télétravail, ça se travaille ! 

Accompagner ses équipes en télétravail demande une approche proactive et bienveillante. En établissant une séparation entre vie professionnelle et vie personnelle, en organisant le travail via un planning partagé, en créant une ambiance de travail positive et en favorisant l'échange et l'entraide, vous pouvez maintenir la motivation  en télétravail et l'efficacité de vos équipes à distance. Il est également essentiel de bien gérer et encadrer le télétravail tout en utilisant les outils appropriés pour faciliter la communication et la collaboration.

Quels sont les principaux aspects à considérer lors de la formation des managers pour gérer des équipes en télétravail ?

Lors de la formation des managers pour gérer des équipes en télétravail, plusieurs aspects clés doivent être pris en compte. Parmi eux, on retrouve la communication efficace à distance, la gestion du temps et des priorités, le renforcement de la motivation  en télétravail et de l'engagement des employés, la facilitation de la collaboration virtuelle, et l'adaptation aux outils et technologies nécessaires au travail à distance. La formation devrait également mettre l'accent sur les compétences de leadership et de gestion du changement pour aider les managers à s'adapter à ce nouveau mode de travail.

Quels outils de communication en ligne sont recommandés pour la collaboration à distance ?

Pour faciliter la collaboration ainsi que la motivation  en télétravail, certains outils de communication en ligne recommandés sont Slack, Microsoft Teams et Google Chat. Ces plateformes offrent des fonctionnalités de messagerie instantanée, d'appels vocaux et vidéo, ainsi que le partage de fichiers en temps réel. Ils permettent également la création de canaux de discussion spécifiques à des projets ou à des équipes, favorisant ainsi une communication claire et efficace.