Mettre en place un suivi de projet efficace

C’est la toute première fois que vous montez un projet et vous ne savez pas par quel bout débuter ? Découvrez sans attendre comment mettre en place un suivi de projet efficace, en optant notamment pour un  tableau de bord de suivi de projet pertinent. Si vous souhaitez découvrir un outil de suivi de formation performant, contactez les membres du Collège de Paris. Nous nous ferons un plaisir de vous guider vers une formation pour que le suivi de projet n’ait plus le moindre secret pour vous. 

Qu’est-ce qu’un suivi de projet ?

Le suivi de projet est un processus qui vise à surveiller et à contrôler l'évolution d'un projet tout au long de sa réalisation. Il consiste à collecter des informations sur l'avancement des différentes tâches, à évaluer les performances et à prendre des mesures correctives si nécessaire. Le suivi de projet permet de s'assurer que les objectifs fixés sont atteints dans les délais impartis.

Qu’est-ce qu’un plan de charge de projet ?

Pour assurer un suivi efficace, il est essentiel de mettre en place un plan de charge de projet. Ce dernier consiste à évaluer les ressources nécessaires pour chaque tâche, les attribuer aux acteurs concernés et établir une planification réaliste. Grâce à un plan de charge, il est possible de visualiser la répartition des tâches, d'identifier les éventuels problèmes de surcharge ou de sous-utilisation des ressources, et d'ajuster le planning en conséquence.

Pourquoi faut-il suivre l’évolution de projet ?  

Le suivi de l'évolution d'un projet revêt une importance capitale pour plusieurs raisons. Tout d'abord, cela permet de détecter les éventuels écarts entre le plan initial et la réalité. En identifiant rapidement les déviations, il est possible de prendre des mesures correctives pour éviter tout retard ou toute dérive budgétaire. De plus, le suivi permet de rester informé de l'avancement des tâches et de vérifier si les objectifs intermédiaires sont atteints.

Un suivi rigoureux permet également d'optimiser les ressources. En surveillant l'utilisation des ressources, il est possible de réaffecter celles-ci si nécessaire pour garantir une utilisation efficace et équilibrée. De plus, cela permet d'anticiper les besoins en termes de main-d'œuvre ou de matériel et d'agir en conséquence.

Comment créer un suivi de gestion de projet cohérent et performant ?

Tout d'abord, la création d'un cahier des charges détaillé permet de définir les objectifs, les livrables attendus, les contraintes et les échéances du projet. Cela permet de fournir une base solide pour le suivi ultérieur.

Ensuite, il est important de séparer chaque tâche en unités plus petites et de les attribuer aux acteurs concernés. Cela permet de clarifier les responsabilités et de faciliter le suivi individuel des tâches. De plus, il est essentiel de fixer des deadlines claires pour chaque étape afin de garantir le respect des délais.

Qui plus est, le suivi et l'analyse du travail en cours sont également cruciaux. Cela peut se faire à l'aide d'outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt, qui permettent de visualiser les différentes tâches, leurs dépendances et leur progression dans le temps. Les méthodes agiles, telles que Scrum, sont également très efficaces pour suivre et ajuster le travail en cours.

Enfin, il est essentiel de procéder à une analyse approfondie des sprints ou des itérations passées et de tirer des leçons pour le prochain projet. Cette réflexion permet d'identifier les points forts et les points faibles du processus de gestion de projet et d'apporter des améliorations continues.

Quels sont les outils de gestion de projet de suivi à connaître ? 

Asana

Asana est l'un des outils de gestion de projet les plus populaires sur le marché. Il offre une large gamme de fonctionnalités pour faciliter le suivi et la gestion des projets. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Gestion des tâches ; 
• Collaborations en équipe ;
• Tableaux de bord de suivi de projet personnalisés. 

Atlassian Jira

Atlassian Jira est un autre outil de gestion de projet populaire qui offre des fonctionnalités avancées pour le suivi et la gestion des projets. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Suivi des problèmes ; 
• Gestion des sprints ;
• Intégration avec d'autres outils. 

Trello

Trello est un outil de gestion de projet basé sur des tableaux de bord de suivi de projet de type Kanban. Il offre une interface intuitive et visuelle, idéale pour les équipes qui souhaitent adopter une approche agile. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Tableaux de bord de suivi de projet de type Kanban ; 
• Collaboration en temps réel ; 
• Intégration d'autres outils. 

Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un outil visuel largement utilisé dans la gestion de projet pour planifier et suivre l'évolution des tâches. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Planification des tâches ; 
• Gestion des ressources ; 
• Suivi de l'avancement.

Scrum

Scrum est une méthodologie de gestion de projet agile qui repose sur des itérations appelées "sprints". Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Planification itérative ; 
• Daily Scrum : Chaque jour, l'équipe se réunit pour une réunion de Daily Scrum, également appelée "stand-up meeting". Cela permet aux membres de l'équipe de se synchroniser, de discuter des progrès réalisés, des obstacles rencontrés et de planifier les actions à venir.
• Product Backlog : Scrum utilise un Product Backlog, une liste priorisée de toutes les fonctionnalités ou exigences du projet. Cette liste est constamment réévaluée et mise à jour, permettant une flexibilité dans les priorités.

Monday

Monday est une plateforme de gestion de projet en ligne qui offre de nombreuses fonctionnalités pour la planification, le suivi et la collaboration. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Tableaux de bord de suivi de projet de type Kanban ; 
• Automatisation des tâches ; 
• Suivi du temps : Monday propose un suivi intégré du temps, ce qui permet aux équipes de mesurer le temps passé sur chaque tâche et d'évaluer l'efficacité de leur travail.

Bubble Plan

Bubble Plan est un outil de gestion de projet en ligne qui se distingue par son interface intuitive et visuelle. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Diagramme de réseau : Bubble Plan utilise un diagramme de réseau pour représenter les tâches et les liens de dépendance entre elles. Cela permet de visualiser facilement les interactions entre les différentes tâches et d'identifier les chemins critiques.
• Gestion des ressources ;
• Collaboration en temps réel. 

Slite

Slite est un outil de gestion de projet qui se concentre sur la documentation et la collaboration au sein des équipes. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Documentation structurée ; 
• Collaboration en temps réel ; 
• Recherche avancée : Slite propose une fonctionnalité de recherche avancée qui permet de retrouver rapidement les informations nécessaires dans la documentation. Cela facilite la navigation et l'accès aux connaissances pertinentes.

Zoho Projects

Zoho Projects est une suite complète d'outils de gestion de projet qui offre des fonctionnalités pour la planification, le suivi et la collaboration. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Gestion des tâches ; 
• Suivi des problèmes ; 
• Tableaux de bord de suivi de projet et rapports. 

Teamwork

Teamwork est une plateforme de gestion de projet collaborative qui permet aux équipes de planifier, de suivre et de gérer leurs projets de manière efficace. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Gestion des tâches ;
• Suivi des ressources ; 
• Collaboration en temps réel. 

Notion

Notion est un outil de gestion de projet flexible qui permet de créer des bases de connaissances, des tableaux de bord de suivi de projet et des wikis pour organiser et suivre les projets. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Gestion de contenu flexible ;
• Tableaux de bord de suivi de projet personnalisables : L'outil offre des fonctionnalités de création de tableaux de bord de suivi de projet permettent de visualiser l'avancement des tâches, suivre les KPI et obtenir des rapports détaillés sur le projet.
• Collaboration en équipe.

Todoist

Todoist est un outil de gestion de tâches simple et intuitif, idéal pour les projets individuels ou les petites équipes. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Gestion des tâches ;
• Collaboration simplifiée ;
• Intégration avec d'autres outils : Todoist peut être intégré à d'autres applications populaires, telles que Google Calendar, Slack et Zapier, pour faciliter la gestion des tâches et la synchronisation des informations.

Quels sont les meilleurs tableaux de bord de suivi de projet ? 

Les tableaux de bord de suivi de projet permettent d'obtenir une vision globale de l'avancement du projet et de ses performances. Certains outils de gestion de projet, tels que Asana, Jira et Trello, proposent des tableaux de bord intégrés qui affichent les tâches, les délais, les responsables et les statuts. 

Ces tableaux de bord de suivi de projet offrent une vue d'ensemble claire et permettent de suivre l'évolution du projet en temps réel.

D'autres outils spécialisés dans les tableaux de bord de suivi de projet, comme Monday ou Notion, offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que la personnalisation avancée, les graphiques et les rapports. Ces tableaux de bord de suivi de projet fournissent des indicateurs clés de performance (KPI) et aident les équipes à prendre des décisions éclairées pour optimiser l'exécution du projet.

Conclusion pour mettre en place un suivi de projet efficace

Le management de projet et le suivi de projet sont des éléments essentiels pour la réussite d'un projet. En mettant en place un suivi cohérent et performant, les équipes peuvent identifier rapidement les problèmes, optimiser les ressources et s'assurer que les objectifs sont atteints dans les délais impartis. Les outils de gestion de projet et les tableaux de bord de suivi de projet offrent des fonctionnalités puissantes pour faciliter ce processus.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées lors de la mise en place d'un suivi de projet efficace ?

Certaines difficultés courantes lors de la mise en place d'un suivi de projet efficace sont la résistance au changement de la part des membres de l'équipe, la coordination entre les différentes parties prenantes, la collecte et l'analyse des données pertinentes, ainsi que la nécessité d'ajuster continuellement les processus en fonction des évolutions du projet.

Comment choisir l'outil de gestion de projet le plus adapté aux besoins de son équipe ?

Pour choisir l'outil de gestion de projet le plus adapté, il est important de définir les besoins spécifiques de l'équipe, tels que la collaboration, la planification, le suivi du temps, etc. Ensuite, il est recommandé de tester différents outils en fonction de ces critères, de prendre en compte la facilité d'utilisation, la compatibilité avec les autres logiciels utilisés et les retours d'expérience d'autres utilisateurs avant de prendre une décision finale