Elaborer un rétroplanning efficace

Qu’est-ce qu’un rétro planning qui allie communication, gestion de projet et efficacité ? Comment le mettre en place rapidement dans votre entreprise ? Nous reprenons au sein de cet article 5 éléments clés à prendre en compte, si vous souhaitez élaborer un rétro-planning efficace. 

Élaborer un rétroplanning efficace est un élément clé de la gestion de projet. Que vous soyez responsable d'un projet professionnel, d'un événement ou même de vos tâches personnelles, un rétroplanning bien conçu vous permet de planifier, d'organiser et de suivre vos activités de manière méthodique. C'est un outil essentiel pour garantir la réussite de vos projets en respectant les délais, en optimisant les ressources et en favorisant la communication au sein de votre équipe.

Qu’est-ce qu'un rétro-planning ? 

Un rétroplanning, également appelé planification en arrière, est une méthode de gestion de projet qui consiste à partir de la date d'échéance souhaitée pour un projet et à remonter dans le temps pour déterminer les étapes et les délais nécessaires pour atteindre cet objectif. C'est un outil essentiel pour assurer une bonne coordination, communication et respect des délais dans un projet.

Un rétro-planning axé sur la communication par exemple va mettre en avant les équipes, la tenue des délais et la coopération de chacun sur la durée. C’est un outil essentiel, quasi-présent auprès de toutes les entreprises dans tous les secteurs : marketing, commercial, administratif…. C’est un outil qui n’est donc pas réservé au secteur de l’événementiel malgré les croyances communes. 

Comment assurer la cohésion entre un rétro-planning axé sur la communication et efficace ? 

Pour garantir la cohésion et l'efficacité de votre rétroplanning et sa communication, il est crucial de maintenir une communication claire et régulière avec les membres de votre équipe. Assurez-vous que chaque membre comprend bien les tâches qui lui sont attribuées, les délais qui y sont associés et les dépendances éventuelles entre les différentes activités. Veillez également à ce que toutes les parties prenantes soient informées des échéances et des évolutions du projet.

Par où commencer pour construire son rétro-planning ? 

La première étape pour élaborer un rétroplanning efficace est de lister et découper les tâches de votre projet. Identifiez toutes les activités nécessaires à la réalisation du projet et décomposez-les en sous-tâches plus spécifiques. Cela permet d'obtenir une vue d'ensemble claire des différentes étapes et de faciliter la gestion ultérieure.

Il est important de souligner que réaliser un rétroplanning sur Excel peut ne pas être la meilleure solution. Les outils de gestion de projet dédiés, tels que les logiciels de gestion de projet en ligne, offrent des fonctionnalités avancées pour suivre et gérer les tâches, les ressources et les délais. Rapidement, la solution non connectée Excel amène à des erreurs de saisie humaine, à des modifications non partagées ou autorisées… Sans compter que la confidentialité des données n’est pas assurée. Il en va de même pour les professionnels qui travaillent sur Google Sheet, la version connectée d’Excel, où rapidement les données se confondent et se perdent. 

5 étapes pour construire un rétro-planning où communication et organisation sont rois

1. Lister et découper les tâches de votre projet 

La première étape essentielle pour construire un rétroplanning efficace est de lister et découper les tâches de votre projet. Prenez le temps d'identifier toutes les activités nécessaires à la réalisation de votre projet et décomposez-les en sous-tâches plus spécifiques. Cette étape permet d'obtenir une vue d'ensemble claire des différentes étapes du projet et facilite la gestion ultérieure.

Par exemple, si vous planifiez un événement, les tâches peuvent inclure la réservation du lieu, la gestion des invitations, la préparation des supports de communication, etc. En détaillant chaque tâche, vous pouvez mieux évaluer les efforts nécessaires et les délais associés.

2. Désigner des responsables de projet pour chacune des tâches

Une fois que vous avez identifié les différentes tâches, il est important de désigner des responsables de projet pour chaque activité. Cette étape garantit une clarté dans les rôles et les responsabilités, ce qui favorise la communication et permet de suivre les progrès de manière efficace.

Chaque membre de l'équipe doit savoir quelles sont ses responsabilités et qui est en charge de quelles tâches. Cela permet d'éviter les confusions, les retards et les erreurs de communication. Assurez-vous également que chaque responsable de tâche est conscient des dépendances éventuelles avec d'autres activités du projet.

3. Estimer dans le temps chaque tâche (concrétisable !)

Une fois que les tâches et les responsables ont été déterminés, il est crucial d'estimer la durée de chaque activité. Cette estimation doit être réaliste et concrète, basée sur des données antérieures si possible.

L'estimation du temps nécessaire pour chaque tâche permet de définir des délais réalistes et de planifier en conséquence. Gardez à l'esprit les ressources disponibles, les compétences des membres de l'équipe et les contraintes du projet. Une estimation précise contribue à une meilleure organisation et à une gestion du temps efficace.

Par exemple, si une tâche consiste à rédiger un rapport, vous pouvez estimer le temps nécessaire en fonction de la longueur du rapport, de la complexité du sujet et des compétences rédactionnelles du responsable.

4. Les classifier par ordre de priorité et/ou par ordre chronologique

Une fois que vous avez estimé le temps nécessaire pour chaque tâche, il est temps de classer ces activités par ordre de priorité et/ou par ordre chronologique. Cela vous permettra de déterminer la séquence dans laquelle les tâches doivent être réalisées.

La classification par ordre de priorité consiste à identifier les tâches qui ont le plus d'impact sur la réalisation du projet ou celles qui présentent des contraintes de temps particulières. Par exemple, si une tâche est cruciale pour respecter un délai important, elle devrait être classée en haut de la liste. Cela vous permettra de vous concentrer sur les tâches les plus critiques en premier.

La classification par ordre chronologique implique de placer les tâches dans l'ordre dans lequel elles doivent être réalisées, en tenant compte des dépendances entre les différentes activités. Cela garantit une progression logique et cohérente du projet. Par exemple, si une tâche ne peut être démarrée qu'après l'achèvement d'une autre tâche, elle sera placée après celle-ci dans le rétroplanning.

Il est également possible de combiner les deux approches en donnant priorité aux tâches critiques tout en respectant l'ordre chronologique. Cela vous permet de gérer les aspects urgents tout en assurant une planification globale cohérente.

5. Créer un diagramme de GANTT ou tout autre diagramme de suivi de projet

Le diagramme de GANTT est particulièrement populaire en raison de sa simplicité et de sa facilité de compréhension. Il présente les tâches sous forme de barres horizontales sur un axe temporel, permettant ainsi de visualiser facilement leur durée et leur chevauchement éventuel. Les dépendances entre les tâches sont également indiquées par des flèches pour illustrer les relations de précédence ou de succession.

Grâce à ce type de diagramme, vous pouvez mieux planifier et organiser votre projet. Il vous permet de voir clairement les étapes successives, les jalons importants, ainsi que les périodes de chevauchement et les délais critiques. Ce rétro planning facilite la communication et la coordination entre les membres de l'équipe, car chacun peut comprendre rapidement le calendrier global du projet et son rôle dans l'ensemble.

Il existe plusieurs outils disponibles pour créer des diagrammes de GANTT, tels que Microsoft Project, Excel, ou des outils de gestion de projet en ligne tels que Trello, Asana ou Monday.com. Ces outils vous permettent de créer et de mettre à jour facilement votre diagramme en fonction des changements et des ajustements nécessaires tout au long du projet.

En conclusion sur la création d’un rétro-planning efficace

En conclusion, élaborer un rétroplanning où communication et clarté sont au rendez-vous est plus qu’essentiel pour une gestion de projet réussie. En respectant les étapes décrites, vous pouvez créer un rétroplanning où la communication, l'organisation et la coordination sont présentes au sein de votre équipe.