Découvrez les 10 étapes clés à suivre pour l'organisation d’un projet

Vous souhaitez vous lancer sous peu dans l’organisation d’un projet professionnel, ou dans le cadre de vos études ? Vous ne savez pas forcément comment encadrer votre projet, ni comment répartir les tâches et les rôles de chacun ? Le Collège de Paris, centre de formation professionnelle, répond à toutes vos questions au sein de cet article. Nous proposons également de nombreuses formations professionnelles, destinées aux futurs managers ou chefs d’entreprise. N’hésitez pas à contacter le centre le plus proche de votre région, afin d’échanger sur vos attentes à ce sujet. 

Avant toute chose : qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est une discipline essentielle pour mener à bien des initiatives et atteindre des objectifs spécifiques. Elle implique l'application de méthodes et d'outils pour planifier, organiser, coordonner et contrôler toutes les étapes d'un projet, de sa conception à sa réalisation. La gestion de projet permet d'optimiser les ressources disponibles et de garantir la réussite d'un projet en respectant les délais, les coûts et les exigences définies.

Il est capital de comprendre les différents enjeux de la gestion de projet, avant de se lancer dans l’organisation de projet. C’est pourquoi nous vous expliquons tout en détail dans les paragraphes suivants. Si vous connaissez déjà tout de la gestion de projet, nous vous encourageons à vous rendre directement à notre paragraphe, dédié à l’organisation de projet en 10 étapes !

Définition de la gestion de projet 

La gestion de projet consiste à gérer efficacement toutes les phases d'un projet, de sa conception à sa livraison. Cela implique de définir les objectifs, de planifier les activités, d'allouer les ressources nécessaires, de coordonner les équipes, de surveiller les progrès et d'évaluer les résultats. En mettant en place une approche méthodique et structurée, la gestion de projet permet d'optimiser les chances de réussite et de minimiser les risques. Et donc d’optimiser votre organisation d’un projet. 

Les acteurs d’un projet

La réussite d'une organisation de projet repose sur la collaboration de différents acteurs. Le chef de projet est responsable de la coordination générale et de la gestion des ressources. Les membres de l'équipe projet apportent leurs compétences spécifiques pour réaliser les tâches assignées. Les parties prenantes sont les personnes ou les entités impactées par le projet. Leur implication et leur soutien sont essentiels pour assurer l'adhésion et la réussite globale du projet.

Le cycle de vie d’un projet

Un projet suit généralement un cycle de vie comprenant plusieurs phases : l'initialisation, la planification, l'exécution, le suivi et le contrôle, ainsi que la clôture. L'initialisation consiste à définir le projet et à évaluer sa faisabilité. La planification et l’organisation d’un projet implique l'élaboration du plan détaillé et du calendrier. L'exécution met en œuvre les activités prévues, tandis que le suivi et le contrôle permettent de surveiller les progrès et de prendre des mesures correctives si nécessaire. Enfin, la clôture formalise la fin du projet et l'évaluation des résultats.

Les méthodes et les outils à utiliser en gestion de projet

La gestion de projet fait appel à diverses méthodes et outils pour faciliter la planification, la communication et la gestion des ressources. Voici quelques méthodes couramment utilisées en gestion de projet - donc très utile pour votre organisation de projet  :

1. Méthode en cascade

Cette méthode suit une approche séquentielle linéaire, où chaque phase du projet est réalisée de manière séquentielle, de la conception à la livraison finale. Elle convient aux projets dont les exigences sont bien définies dès le départ.

2. Méthode agile

L'approche agile est basée sur des itérations et des cycles de développement courts. Elle favorise la flexibilité et l'adaptabilité aux changements tout au long du projet. Les méthodologies agiles populaires incluent Scrum, Kanban et Lean. L'agilité convient aux projets évolutifs et nécessitant une grande collaboration et interaction avec les parties prenantes.

3. Méthode en V

Très apprécié également pour  l’organisation d’un projet, la méthode en V établit une relation entre les phases de conception et de validation. Les activités de conception sont réalisées dans la phase descendante du "V", tandis que les activités de validation et de tests sont effectuées dans la phase ascendante. Cela permet de garantir une correspondance étroite entre les exigences du client et les livrables finaux.

Parmi les outils de gestion de projet, voici quelques exemples couramment utilisés pour  l’organisation d’un projet :

1. Diagramme de Gantt 

Un diagramme de Gantt est un outil visuel qui permet de planifier et de suivre les tâches du projet sur une ligne de temps. Il permet de visualiser les dépendances entre les tâches, les durées et les dates limites.

2. Logiciels de gestion de tâches

Des outils tels que Trello, Asana, Jira ou Microsoft Project permettent de créer des listes de tâches, de les assigner aux membres de l'équipe, de suivre leur progression et de collaborer efficacement.

3. Méthode PERT

La technique PERT (Program Evaluation and Review Technique) est utilisée pour évaluer les délais et les risques d'un projet. Elle permet de visualiser les tâches, leurs dépendances et d'estimer les délais probables.

4. Tableau de bord de projet

Un tableau de bord de projet fournit une vue d'ensemble des indicateurs clés de performance (KPI) tels que l'avancement du projet, les coûts, les délais et les problèmes potentiels. Cela permet de prendre des décisions éclairées et d'ajuster la stratégie en conséquence.

5. Outils de communication et de collaboration

Les outils de communication en ligne tels que Slack, Microsoft Teams ou Skype facilitent la collaboration et la communication entre les membres de l'équipe, quel que soit leur emplacement géographique.

Les 10 étapes à suivre pour mener à bien sa gestion de projet

Découvrez dans les paragraphes suivants les 10 étapes indispensables pour l’organisation de votre projet. A noter que nous vous réservons une étape bonus, qui permet d’assurer que toutes vos futures organisations de projet se déroulent sans accroc à l’avenir ! 

Étape 1 : préparer les besoins de votre projet

Avant de commencer  l’organisation d’un projet, il est essentiel de bien comprendre les besoins et les attentes des parties prenantes. Cette étape consiste à identifier les objectifs, les contraintes, les ressources nécessaires et les bénéfices attendus. Par exemple, si vous lancez un projet de développement d'une application mobile, il est important de définir les fonctionnalités requises, les plateformes cibles et les délais de livraison.

Étape 2 : Regrouper les acteurs du projet

Réunir une équipe compétente et motivée est une étape cruciale. Il faut identifier les compétences requises, sélectionner les membres de l'équipe en fonction de leur expertise et de leur disponibilité, et favoriser une bonne communication entre les membres. Une équipe bien structurée et cohérente contribue à la réussite du projet.

 

Étape 3 : Créer un cahier des charges

Le cahier des charges définit les spécifications du projet. Il précise les fonctionnalités, les contraintes techniques, les délais, les coûts et les livrables attendus. Un cahier des charges clair et détaillé permet de garantir une compréhension commune entre les parties prenantes et d'orienter le projet dans la bonne direction.

Étape 4 : Définir les objectifs (deadlines, chiffre d’affaires, etc.)

L'étape 4 de la gestion de projet consiste à définir clairement les objectifs de votre organisation de projet, notamment les deadlines, les chiffres d'affaires ou tout autre critère de réussite pertinent. Voici quelques éléments importants à considérer lors de la définition des objectifs :

1. Deadlines

Identifiez les dates limites pour chaque phase du projet et pour la livraison finale. Ces échéances servent de repères pour évaluer l'avancement et assurer la ponctualité de la réalisation.

2. Chiffre d'affaires

Si votre projet a un objectif financier, déterminez le chiffre d'affaires à réaliser. Par exemple, fixez un objectif de vente ou de revenu généré par le projet.

3. Résultats attendus

Définissez les résultats tangibles que le projet doit produire est capital pour une bonne organisation de projet. Il peut s'agir de livrables spécifiques tels qu'un produit, un rapport, un site web, ou même des objectifs qualitatifs comme l'amélioration de la satisfaction client ou l'optimisation des processus.

4. Indicateurs clés de performance (KPI)

Identifiez les mesures qui vous permettront d'évaluer le succès du projet. Il peut s'agir de KPI tels que le taux de conversion, le nombre de nouveaux clients, la qualité du produit, etc.

5. Contraintes

Prenez en compte les contraintes du projet, telles que le budget alloué, les ressources disponibles, les limites techniques ou réglementaires. Ces contraintes peuvent influencer la définition des objectifs.

De plus, il est essentiel de définir des objectifs SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Cela garantit que les objectifs sont clairs, quantifiables et réalisables dans les limites du projet.

Ainsi, un objectif SMART de votre organisation de projet pourrait être : "Augmenter les ventes de 20% au cours des six prochains mois en mettant en œuvre une stratégie de marketing numérique ciblée".

Lorsque les objectifs sont clairement définis, ils fournissent une orientation et un critère d'évaluation pour guider les activités et les décisions tout au long du projet. Ils permettent également de communiquer efficacement les attentes aux membres de l'équipe et aux parties prenantes, favorisant ainsi une compréhension commune et un engagement envers les résultats souhaités.
 

Étape 5 : Identifier le management de projet

Le management de projet concerne la façon dont le projet sera supervisé, organisé et contrôlé. Il est important de désigner un chef de projet compétent et de définir les rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe,pour assurer le bon déroulé de votre organisation de projet. Le management de projet peut être adapté en fonction de la méthode choisie (en cascade, agile, en V) et des spécificités du projet.

 

Étape 6 : Évaluer les coûts du projet

Une estimation précise des coûts est cruciale pour garantir la viabilité financière du projet. Il convient d'identifier tous les coûts associés, tels que les ressources humaines, les équipements, les logiciels, les licences, etc. Une fois les coûts évalués, il est possible de définir un budget réaliste et de prévoir les mesures pour le respecter.

 

Étape 7 : Planifier votre projet

La planification détaillée de votre organisation de projet permet de définir les tâches, les dépendances, les ressources nécessaires et les échéances. Utilisez des outils de gestion de projet pour créer un calendrier, un diagramme de Gantt ou une liste des tâches. La planification doit être réaliste, flexible et prendre en compte les aléas éventuels.
 

Étape 8 : Choisir vos outils de gestion de projet 

L'étape 8 consiste à choisir les outils de gestion de projet adaptés à vos besoins spécifiques pour  l’organisation de votre projet . Voici quelques outils couramment utilisés en gestion de projet :

• Logiciels de gestion de tâches. Les logiciels tels que Trello, Asana, Jira ou Microsoft Project offrent des fonctionnalités pour créer des listes de tâches, assigner des responsabilités aux membres de l'équipe, suivre l'avancement des tâches et collaborer efficacement.
• Diagramme de Gantt. Les outils de création de diagrammes de Gantt, tels que Microsoft project, Smartsheet ou GanttProject, permettent de planifier les tâches, de visualiser les dépendances, les durées et les dates limites, et de suivre l'avancement de votre organisation de projet.
• Outils de gestion du temps. Des outils comme Harvest, Toggl ou RescueTime aident à gérer et à suivre le temps consacré à chaque tâche ou projet, ce qui permet de mieux évaluer les charges de travail et d'optimiser la productivité.
• Outils de communication et de collaboration. Les outils de communication en ligne tels que Slack, Microsoft Teams, Google Hangouts ou Zoom facilitent la collaboration et la communication en temps réel entre les membres de l'équipe, quel que soit leur emplacement géographique.
• Outils de gestion des documents. Des solutions comme Google Drive, Dropbox ou SharePoint permettent de stocker, partager et collaborer sur des documents et des fichiers importants liés au projet, garantissant ainsi une gestion efficace de la documentation.
• Outils de gestion des ressources. Des outils tels que Resource Guru, Teamweek ou Float permettent de gérer les ressources humaines, d'affecter les membres de l'équipe aux tâches et de suivre la disponibilité et l'utilisation des ressources.

 

Étape 9 : Lancer le projet sans attendre ! 

Une fois toutes les étapes de préparation pour votre  organisation de projet réalisées, il est temps de lancer le projet. Commencez par les tâches prioritaires et assurez-vous que toutes les ressources nécessaires sont disponibles. La communication continue avec l'équipe est essentielle pour résoudre les problèmes éventuels et s'assurer que le projet avance conformément au plan.
 

Étape 10 : Suivre et analyser le projet

Le suivi régulier de votre organisation de projet permet de mesurer les progrès, d'identifier les éventuels retards ou obstacles, et de prendre des mesures correctives si nécessaire. Utilisez des outils de suivi et des réunions régulières pour évaluer l'état d'avancement, ajuster les priorités et ré-allouer les ressources au besoin.

Étape 11 bonus : analyser les retards potentiels et les prévoir pour vos projets suivants

Une fois le projet terminé, prenez le temps de réfléchir aux éventuels retards ou difficultés rencontrés. Analysez les causes de ces retards et identifiez les actions préventives qui pourraient être mises en place pour les projets organisations de vos projets . Apprendre des expériences passées permet d'améliorer continuellement les pratiques de gestion de projet.

En conclusion sur l’organisation d’un projet

La gestion de projet est un élément clé pour atteindre les objectifs fixés et mener à bien des initiatives. En suivant les 10 étapes mentionnées précédemment, vous serez en mesure de planifier, organiser, coordonner et contrôler efficacement votre projet. L'organisation d'un projet demande de la rigueur, de la communication et de la flexibilité pour s'adapter aux changements. En appliquant une approche méthodique, vous augmentez les chances de réussite et maximisez les résultats.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées lors de l’organisation d’un projet ?

Les principales difficultés rencontrées lors de  l’organisation d’un projet peuvent inclure le manque de communication entre les membres de l'équipe, des changements fréquents dans les exigences du projet, des retards dans la livraison des ressources, des problèmes de coordination et des contraintes budgétaires.

Comment la gestion de projet peut-elle être adaptée à des projets de différentes tailles et complexités ?

La gestion et  l’organisation d’un projet peut être adaptée à des projets de différentes tailles et complexités en ajustant les méthodes et les outils utilisés. Par exemple, pour les projets de petite envergure, une approche plus simplifiée peut être adoptée, tandis que pour les projets plus complexes, une planification plus détaillée et une surveillance continue peuvent être nécessaires. La flexibilité et l'adaptabilité sont essentielles pour répondre aux besoins spécifiques de chaque projet.