Conduire et animer une réunion
Mises en situation analysées en groupe, exercices d'application, préparation d'une intervention, élaboration d'un plan personnel de progrès.
Objectifs
Préparer la réunion, la conduire et assurer son compte-rendu. Maîtriser les techniques d'animation, faire face aux perturbations et recadrer, mieux gérer son stress et ses prises de parole et utiliser la dynamique d'un groupe.
Résultats attendus
Dispositif de suivi de l'exécution de la formation :
- Feuilles de présence
- Formulaire d'évaluation de la qualité de la formation.
Dispositif d'évaluation des résultats de la formation : - Auto-diagnostic réalisé par le stagiaire avant et après la formation.
- Questions orales et écrites (QCM).
- Mises en situation.
Sur la base de ces éléments, le formateur remet en fin de formation une attestation avec les objectifs acquis ou non par le stagiaires.
Contenus de formation
Préparer ses réunions, gage de réussite
- Les critères de réussite d'une réunion
- Les questions clés pour préparer efficacement une réunion
- Faire la liste des participants et les inviter en amont
- Définir précisément l'objectif à atteindre à la fin de la réunion
- Etablir l'ordre du jour et définir la durée de chaque séquence
- Préparer ses documents d'animation
- Créer les conditions de réussite
- Organiser la logistique appropriée
La gestion des participants en réunion
- Mieux écouter et se faire comprendre
- Faire le point sur son rôle d'animateur : points forts, points d'amélioration, questions
- L'importance du tour de table
- Prendre la parole pour argumenter et convaincre
- Maîtriser les interactions à l'intérieur d'un groupe
- Recherche d'implication et de motivation des participants
- Reformuler son discours pour optimiser la compréhension
Comprendre les rôles et fonction de l'animateur
- Les différents profils
- L'influence du comportement de l'animateur sur le groupe
- Animer un « brainstorming » pour créer une synergie et produire des idées
- Récapituler et faire des synthèses en cours de réunion
- Conduire au consensus
- Prendre une décision
- La gestion des situations difficiles
Conclure la réunion et assurer le suivi
- Amener le groupe à s'auto-évaluer à l'issue d'une réunion
- Formaliser les points clefs de la réunion et les engagements de chacun
- Faire un résumé efficace des décisions prises et des actions à amorcer
- Terminer sur un plan d'actions
- Rédiger un compte rendu synthétique et fidèle
- Assurer le suivi des actions décidées en réunion