Formation Secrétaire-assistant(e)

Traitement des informations relatives à la gestion administrative et commerciale de l'organisation

Objectif pédagogique du bloc : Acquérir les compétences et les techniques nécessaires au suivi administratif et commercial

• Organisation du poste de travail
  • Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l'entreprise
  • Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion

• Rédaction de documents (courriers, compte rendu, rapports) et supports administratifs
  • Produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l'aide de logiciel adapté

• Gestion administrative des activités achat – vente
  • Produire / traiter tous types de documents commerciaux entrants et sortants
  • Relancer les factures impayées
  • Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l'activité commerciale
  • Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérer les stocks
  • Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit

• Réalisation la préparation des opérations de comptabilité de premier niveau
  • Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes
  • Effectuer les rapprochements bancaires mensuels

Assistanat d'un hiérarchique et/ou d'une équipe dans sa communication et son organisation

Objectif pédagogique du bloc : Acquérir les techniques nécessaires à l'accueil tout en assurant le quotidien d'un(e) hiérarchique

• Accueil et interface physique et téléphonique avec des clients internes et externes
  • Accueillir des clients internes / externes lors d'accueil en face-à-face (présentiel ou distanciel) ou lors d'appels téléphoniques
  • Traiter les demandes d'information, réclamations et litiges de premier niveau

• Planification de tâches, rendez-vous et événements (réunions…) / organisation de déplacements professionnels
  • Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes
  • Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques
  • Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules)
  • Diffuser des données via des outils collaboratifs afin d'optimiser le partage et la gestion de l'information

• Recherche documentaire, veille
  • Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe

• Gestion des flux d'information du service
  • À partir de prise de notes ou recherche documentaire, exploiter et restituer par écrit le contenu sous une forme adaptée pour les mettre à disposition de destinataires