Secrétaire-assistant(e)
Après 4 mois de cours, cette formation en centre enchaîne avec 4 mois en entreprise afin de permettre une immersion professionnelle totale pour une réelle mise en oeuvre des nouvelles compétences.
Objectifs
A l'issue de la formation les candidats auront acquis la méthode et les savoir-faire nécessaires pour participer pleinement à la gestion administrative et commerciale d'une structure et accompagner au mieux leur hiérarchie au quotidien.
Résultats attendus
Elaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés
Produire des documents commerciaux entrants et sortants
Assurer la gestion de documents commerciaux et effectuer le suivi des commandes
Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques
Assurer le suivi commercial, concevoir et actualiser les tableaux de suivi
Assurer l'accueil physique, téléphonique, et orienter les personnes selon leur demande
Garantir la prise de rendez-vous, la tenue d'agenda, préparer les réunions et déplacements des collaborateurs
Contenus de formation
Traitement des informations relatives à la gestion administrative et commerciale de l'organisation
Organisation du poste de travail
- Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l'entreprise
- Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion
Rédaction de documents (courriers, compte rendu, rapports) et supports administratifs
- Produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l'aide de logiciel adapté
Gestion administrative des activités achat – vente
- Produire / traiter tous types de documents commerciaux entrants et sortants
- Relancer les factures impayées
- Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l'activité commerciale
- Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit
Réalisation la préparation des opérations de comptabilité de premier niveau
- Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes
- Effectuer les rapprochements bancaires mensuels
Assistanat d'un hiérarchique et/ou d'une équipe dans sa communication et son organisation
Accueil et interface physique et téléphonique avec des clients internes et externes
- Accueillir des clients internes / externes lors d'accueil en face-à-face (présentiel ou distanciel) ou lors d'appels téléphoniques
- Traiter les demandes d'information, réclamations et litiges de premier niveau
Planification de tâches, rendez-vous et événements (réunions…) / organisation de déplacements professionnels
- Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules)
- Diffuser des données via des outils collaboratifs afin d'optimiser le partage et la gestion de l'information
Information complémentaire sur la modalité d'admission
Conditions spécifiques et prérequis
Niveau 3 validé (niveau CAP) ou dossier VAP (validation des acquis professionnels) élaboré par le candidat et déposé auprès de l’Ifocop.
Compétences spécifiques
Bonne communication orale et écrite.
Expérience professionnelle bienvenue dans un des blocs de compétences de la certification visée.
S’agissant d’une formation professionnelle pour adultes, la motivation reste un facteur déterminant.
Modalités pédagogiques
Pour les personnes en situation de handicap : L'ensemble des modalités et aménagements de formation pour les personnes en situation de handicap sont disponibles sur notre site à l'adresse suivante : https://www.ifocop.fr/quelle-est-votre-situation/un-accompagnement-personnalise-du-handicap/