Les 10 étapes clés essentiels pour réussir à faire un plan de projet

La semaine s’ouvre sur de nouveaux horizons : un projet vient de vous être confié. Cependant, si ce projet ambitieux est idéal pour votre carrière professionnelle, c’est la toute première fois que vous vous lancez dans une telle entreprise. Vous ne savez pas comment faire un plan de projet viable ? Vous avez des idées, mais vous ne savez pas par où débuter ? Alors vous êtes au bon endroit ! Le Collège de Paris vous accompagne pour vous proposer des formations professionnelles. Ainsi, comment faire un plan de projet n’aura plus de secret pour vous.  

Qu’est-ce qu’un plan de projet ? 

Comment faire un plan de projet et qu’est-ce que c’est ? 

Un plan de projet est un document structuré qui contient toutes les informations essentielles pour mener à bien un projet. Il inclut les objectifs, les délais, les ressources nécessaires et les mécanismes de suivi.

Pour aller plus loin, comment faire un plan de projet passe par l’articulation de tous vos besoins. C’est la feuille de route de votre projet. Un plan de projet est une composante cruciale de la gestion de projet qui fournit une orientation claire et une structure à l'ensemble du projet. Il doit donc détailler les objectifs spécifiques, la portée, les délais, les ressources et les responsabilités associées au projet. Apprendre à comment faire un plan de projet, c’est avant tout décrypter et analyser votre projet en profondeur. 

A quoi ressemble un plan de projet ?

Comment faire un plan de projet et à quoi ressemble-t-il à finalité ? 

Le plan de projet identifie et articule clairement les buts et objectifs, alignés avec les aspirations stratégiques de l'organisation. Il définit ensuite la portée, en précisant ce qui est inclus et ce qui est exclu, afin d'éliminer toute confusion. Le calendrier et les jalons clés sont définis, y compris les délais et les échéances pour chaque tâche, créant un flux organisé de travail.

La gestion des ressources et du budget est un élément clé du plan de projet, où les ressources humaines, matérielles et financières sont identifiées et allouées de manière appropriée. Les rôles et responsabilités sont attribués à chaque membre de l'équipe, en s'assurant que tout le monde comprend sa part dans le projet.

Enfin, le plan de projet identifie également les risques potentiels et décrit comment les atténuer ou les éviter. Les méthodes de communication et de gestion des parties prenantes sont également définies, y compris la manière dont l'équipe communique entre elle et avec les autres intervenants. En outre, le plan définit les normes de qualité et les procédures de conformité, ainsi que les méthodes de suivi et de contrôle pour surveiller les progrès.

Quels sont les défis d’un plan de projet ? 

Comme vous l’aurez sans doute compris, les défis d'un plan de projet représentent les obstacles et les complications qui peuvent survenir lors de la planification et de l'exécution du projet concerné. 

Voici quelques-uns des principaux défis auxquels un manager de projet peut être confronté : définition de la portée du projet, des parties prenantes, des ressources, du budget, des délais, des risques, des livrables, changements et imprévus, objectifs stratégiques, adaptation aux nouveaux outils, etc. 

Comment faire un plan de projet : les 10 étapes à suivre

Découvrez sans plus tarder, avec le Collège de Paris, les 10 étapes à suivre pour faire un plan de projet de haut vol ! 

1. Déterminer les parties prenantes du projet

Identifier les parties prenantes du projet consiste à définir les individus, groupes et organisations ayant un intérêt ou une influence sur le projet. Cela inclut non seulement l'équipe de projet, mais aussi les clients, les fournisseurs, les régulateurs et toute personne affectée par le projet. La compréhension de leurs besoins et attentes permet d'assurer que le projet est aligné avec leurs intérêts.

✅ Clarification des attentes et des responsabilités

✅ Meilleur contrôle et suivi du projet

❌ Temps de préparation et de coordination

❌ Peut être chronophage pour identifier toutes les parties

🤖 Salesforce ou HubSpot peuvent aider à gérer et suivre les interactions avec les parties prenantes, en offrant une vue d'ensemble des communications et des engagements. De plus, Trello ou Asana permettent de visualiser les objectifs, en alignant les parties prenantes sur les tâches et en montrant la progression de vos équipes. 

2. Planifier votre projet : mettre en avant sa portée auprès de vos équipes

Les défis d'un plan de projet peuvent inclure l'alignement des parties prenantes, la définition claire des objectifs et la gestion des ressources et des risques. Cette étape est cruciale pour définir la finalité du projet et obtenir le soutien des parties prenantes. Il s'agit de communiquer clairement la vision, la mission et les objectifs spécifiques du projet et de veiller à ce que toutes les parties prenantes y adhèrent.

✅ Clarification des livrables et des jalons

✅ Meilleure compréhension des rôles et responsabilités

❌ Peut être complexe et prendre beaucoup de temps

❌ Risque de mauvaise interprétation de la portée du projet

🤖 Microsoft Project offre des fonctionnalités pour définir et partager la portée du projet avec des diagrammes et des rapports détaillés.

3. Décider des objectifs, deadlines, résultats clés

Cette étape consiste à définir des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis), les échéances associées et les indicateurs clés qui permettront de mesurer le succès du projet.

✅ Définition claire des attentes et des échéances

✅ Mesurabilité et traçabilité des progrès

❌ Difficulté à définir des objectifs réalistes

❌ Pression accrue sur l'équipe de projet

🤖 Smartsheet est un outil pour établir et suivre les objectifs, les échéances et les résultats clés, en facilitant la collaboration et la transparence

4. Mettre en place un programme détaillé de votre projet 

Le programme détaillé du projet inclut l'établissement d'un diagramme de Gantt, qui fournit une représentation visuelle de toutes les tâches, leurs durées, leurs dépendances et les ressources nécessaires. Cela permet une meilleure gestion du temps et des ressources.

✅ Meilleure visibilité et gestion du temps

✅ Aide à la coordination entre différentes tâches

❌ Complexité dans la création et la maintenance

❌ Risque de devenir rapidement obsolète avec les changements de projet

🤖 Wrike permet de créer des programmes détaillés avec des intégrations à d'autres outils, comme le diagramme de Gantt pour la planification des tâches.

5. Assigner les rôles de chacun et les ressources allouées pour chaque tâche

Cette étape pour faire un plan de projet nécessite la détermination des rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe et l'attribution des ressources nécessaires pour chaque tâche. Cela assure que chacun sait ce qu'il doit faire et s’assure qu’il dispose des ressources nécessaires.

✅ Clarification des responsabilités individuelles

✅ Meilleure utilisation des ressources

❌ Risque de conflits de rôles

❌ Difficulté à équilibrer la charge de travail

🤖 Resource Guru offre une solution pour allouer les rôles et les ressources, en assurant que chaque membre de l'équipe comprend ses responsabilités

6. Mettez en place un outil collaboratif pour la communication d’équipe

Comment faire un plan de projet performant ? En choisissant en amont l'outil collaboratif qui va permettre une communication efficace et transparente entre les membres de l'équipe. Il peut s'agir d'un logiciel de gestion de projet, d'une plateforme de chat, ou d'un système de partage de documents qui aide à maintenir tous les membres de l'équipe sur la même longueur d'onde.

✅ Amélioration de la communication et de la collaboration

✅ Centralisation des informations et des ressources

❌ Nécessité de former l'équipe à l'outil

❌ Risque de surcharge d'information

🤖 Slack ou Microsoft Teams facilitent la communication et la collaboration d'équipe en temps réel, intégrant des fichiers et des outils externes.

7. Mettre en place des outils pour suivre l’avancée du projet

Apprendre à comment faire un plan de projet comprend la sélection et la mise en place d'outils qui permettent de suivre l'avancement des tâches, les dépenses, les problèmes et les risques. Cela peut inclure des tableaux de bord, des rapports et d'autres mécanismes de suivi pour assurer que le projet est sur la bonne voie.

✅ Suivi en temps réel de l'avancement

✅ Identification rapide des problèmes

❌ Peut être complexe et nécessiter une formation spécifique

❌ Risque de dépendance excessive aux outils

🤖 JIRA ou Basecamp sont parfaits pour suivre l'avancement du projet, en offrant des vues personnalisables et des rapports détaillés.

8. Mettez en place des KPI pour suivre l’évolution de votre projet 

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont utilisés pour mesurer l'efficacité et le succès. Comment faire un plan de projet sans eux ? Il faut les sélectionner pour faire un plan de projet efficace. Cela peut inclure des mesures telles que le respect des délais, la qualité des livrables, la satisfaction des parties prenantes et d'autres mesures pertinentes pour le projet.

✅ Mesure objective de la performance du projet

✅ Identification des domaines d'amélioration

❌ Risque de choix de mauvais KPI

❌ Pression sur l'équipe pour atteindre les KPI

🤖 Tableau ou Power BI sont utiles pour créer des tableaux de bord dynamiques qui suivent les KPI et visualisent l'évolution du projet.

9. Identifier les points bloquants et les risques de votre projet, pour mieux les délier

Comment faire un plan de projet ? Il ne faut pas oublier d’inclure la gestion des risques, qui comprend l'identification, l'analyse et la mise en place de mesures pour atténuer les risques et les obstacles potentiels qui pourraient entraver la réussite du projet. Cela permet d'anticiper les problèmes et de mettre en place des plans pour les résoudre ou les éviter.

✅ Prévention et mitigation des risques

✅ Anticipation des problèmes potentiels

❌ Peut être perçu comme négatif ou démoralisant

❌ Difficulté à identifier et évaluer tous les risques potentiels

🤖 RiskyProject permet d'identifier et d'analyser les risques durant votre plan de projet, en proposant des solutions pour les atténuer ou les éliminer.

10. Communiquer une ultime fois avec vos équipes et décidez ensemble d’une date de lancement

Communiquer une dernière fois avec les équipes avant le lancement permet de s'assurer de faire un plan de projet cohérent et que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Cela inclut la définition commune d'une date de lancement qui convient à toutes les parties impliquées.

✅ Renforce l'unité et la collaboration de l'équipe

✅ Assure que toutes les parties sont informées et prêtes pour le lancement

❌ Risque de retards si de nouvelles préoccupations ou questions sont soulevées lors de cette communication finale

❌ Risque de devoir faire face à de nouvelles incertitudes, nécessitant de rassurer les équipes

🤖 Zoom ou Google Meet facilitent les réunions d'équipe pour la communication finale, en assurant que tout le monde est prêt pour le lancement.

Conclusion pour savoir comment faire un plan de projet

Comment faire un plan de projet viable ? 

La création d'un plan de projet efficace est un processus complexe qui nécessite une attention méticuleuse à chaque détail. En suivant ces 10 étapes, les managers et dirigeant de projet peuvent s'assurer que tous les aspects du projet sont bien définis et alignés avec les objectifs de l'entreprise. Le Collège de Paris offre des formations professionnelles pour aider à maîtriser ces compétences et contribuer à la réussite de vos projets

Peut-on se former pour apprendre comment faire un plan de projet ? 

Oui, la formation est essentielle pour apprendre comment faire un plan de projet efficace. Le Collège de Paris offre des programmes de formation pour aider les professionnels à développer les compétences nécessaires pour gérer les projets avec succès. 

Quels sont les risques de se lancer dans un projet, sans plan d’action réalisé au préalable ? 

Sans un plan de projet bien conçu, un projet peut facilement dérailler. Les risques incluent une mauvaise gestion des ressources, des conflits entre les parties prenantes, des dépassements de budget et de délais et une qualité médiocre des livrables. Une planification minutieuse et des compétences en gestion de projet sont essentielles pour éviter ces pièges. Demandez une formation pour apprendre comment faire un plan de projet, afin d’éviter les pièges classiques.