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8 étapes pour élaborer un planning prévisionnel de projet
Vous ne savez pas par quel bout prendre le planning de votre projet ? Vous avez besoin de structure et d’une organisation poussée, pour réussir le planning prévisionnel de projet ? Alors, vous êtes au bon endroit ! Le Collège de Paris vous résume les 8 étapes essentielles et à suivre, pour élaborer son planning prévisionnel de projet. Contactez-nous si vous souhaitez en apprendre plus ou réaliser une formation prochainement !
Qu’est-ce qu’un planning prévisionnel de projet ?
Un planning prévisionnel de projet est un outil de gestion qui permet de visualiser les différentes étapes d'un projet, d'attribuer les ressources et de définir les délais. Il peut être réalisé sur divers supports, y compris le planning prévisionnel de projet sur Excel. Il sert à la coordination et à l'exécution harmonieuse d'un projet.
Quelles sont les 8 étapes à respecter pour élaborer un planning prévisionnel de projet ?
Découvrez dans les lignes suivantes les 8 étapes à connaître (et à respecter !) pour élaborer un planning prévisionnel de projet. Le Collège de Paris propose des formations dédiées, pour apprendre comment structurer et appréhender son projet, qu’il soit réalisé dans le cadre professionnel ou personnel.
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Etape 1 : créez un cahier des charges
La création d'un cahier des charges est une phase essentielle dans l'élaboration d'un planning prévisionnel de projet. Il s'agit de documenter les objectifs, les ressources, les contraintes et les responsabilités dans un document formel. Cela garantit que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde et comprennent leurs rôles et responsabilités.
Les questions à se poser
- Quels sont les objectifs du projet ?
- Qui prend part au projet ?
- Quels sont les besoins et les contraintes associés à ce projet ?
Les logiciels qui peuvent vous aider à réaliser ce listing
- MS Project : Cet outil permet de créer un cahier des charges détaillé, définir les objectifs, et identifier les parties prenantes. Il offre une intégration facile avec d'autres produits Microsoft.
- Confluence : Utilisé pour la documentation collaborative, il facilite la création et le partage de cahiers des charges, avec un suivi des modifications et des commentaires.
Avantages d’un cahier des charges
✅ Facilite la communication
✅ Assure une vision claire du projet
✅ Permet une meilleure allocation des ressources
Contraintes d’un cahier des charges
❌ Peut être chronophage
❌ Risque de sur-détail
❌ Nécessite l'adhésion de toutes les parties
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Étape 2 : établir le listing de toutes vos tâches
Établir un listing de toutes les tâches est crucial pour un planning prévisionnel de projet réussi. Cela permet de définir toutes les actions nécessaires, de hiérarchiser les priorités et d'assigner les ressources adéquates. Le choix du logiciel adéquat, comme le planning prévisionnel de projet sur Excel, est crucial pour faciliter ce processus.
Les questions à se poser
- Quelles sont les tâches requises pour réaliser le projet ?
- Dans quel ordre ces tâches doivent-elles être exécutées ?
- Quelle est l'importance relative de chaque tâche ?
Les logiciels qui peuvent vous aider à réaliser ce listing
- Trello : Ce logiciel Kanban aide à visualiser et organiser toutes les tâches du projet. Les utilisateurs peuvent créer des cartes pour chaque tâche et les déplacer selon leur statut.
- Asana : Utilisé pour la gestion des tâches et des projets, il permet de lister toutes les tâches, de les assigner et de suivre leur progression.
Avantages d’un listing de toutes vos tâches
✅ Donne une vue d'ensemble du projet
✅ Facilite la délégation
✅ Permet de suivre l'avancement du projet
Contraintes d’un listing
❌ Peut être compliqué à maintenir
❌ Risque d'omission de tâches importantes
❌ Nécessite une mise à jour régulière
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Ordonner, hiérarchiser et prioriser les tâches
Hiérarchiser et prioriser les tâches est un élément crucial pour garantir que le projet est exécuté de manière efficace et dans les délais impartis. Cela implique de définir l'importance relative de chaque tâche et d'assigner les ressources en conséquence. Cette étape nécessite une attention constante et peut nécessiter des ajustements au fur et à mesure que le projet progresse.
Les questions à se poser
- Quelles tâches sont les plus prioritaires ?
- Quelles tâches dépendent d'autres tâches pour être réalisées ?
- Comment les ressources sont-elles affectées par l'ordre des tâches ?
Les logiciels qui peuvent vous aider à réaliser ce listing
- Wrike : Offre des fonctionnalités pour hiérarchiser les tâches, fixer des priorités et créer des dépendances entre elles.
- Monday.com : Ce logiciel permet de personnaliser les flux de travail et d'établir l'ordre et la priorité des tâches à travers un tableau dynamique.
Avantages de la hiérarchisation et priorisation
✅ Maximise l'efficacité
✅ Réduit les risques de délai
✅ Clarifie les objectifs du projet
Contraintes de la hiérarchisation et priorisation
❌ Peut être subjectif
❌ Nécessite une réévaluation constante
❌ Peut créer des conflits entre les équipes
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Allouer les ressources pour chaque tâche
L'allocation des ressources est un élément essentiel du planning prévisionnel de projet. Cela implique de déterminer quelles ressources sont nécessaires pour chaque tâche et de s'assurer qu'elles sont disponibles au bon moment. Cela comprend l'attribution de personnel, d'équipement, de budget et de temps.
Les questions à se poser
- Quelles sont les ressources disponibles pour le projet ?
- Quelles tâches requièrent le plus de ressources ?
- Comment éviter la surutilisation ou la sous-utilisation des ressources ?
Les logiciels qui peuvent vous aider à déterminer vo ressources
- Smartsheet : Permet une gestion optimisée des ressources en offrant des vues de la capacité, de l'utilisation, et de l'allocation des ressources.
- Resource Guru : Fournit un calendrier des ressources pour une allocation et un suivi simples et efficaces des ressources sur différentes tâches.
Avantages de déterminer vos ressources
✅ Évite le surmenage des ressources
✅ Assure l'utilisation efficace des ressources
✅ Favorise une réalisation dans les délais
Contraintes de déterminer vos ressources
❌ Nécessite une évaluation précise
❌ Peut être difficile en cas de ressources limitées
❌ Nécessite une coordination et une communication étroites
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Définir le temps de réalisation
Définir le temps de réalisation de chaque tâche est une étape clé dans la création d'un planning prévisionnel de projet. Cela permet d'établir des délais clairs et réalistes pour chaque phase du projet. Une sous-estimation ou une surestimation peut entraîner des retards et des problèmes de coordination.
Les questions à se poser
- Quels sont les délais pour chaque tâche ?
- Comment s'assurer que les délais sont réalistes ?
- Quels sont les risques potentiels de retard ?
Les logiciels qui peuvent vous aider à déterminer vos deadlines
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GanttPRO : Utilisé pour créer des diagrammes de Gantt, il permet de définir le temps de réalisation pour chaque tâche et de visualiser les dépendances.
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TeamGantt : Permet de planifier et de visualiser le temps de réalisation des tâches dans un diagramme de Gantt collaboratif.
Avantages d’une segmentation temporelle
✅ Aide à respecter les délais
✅ Facilite la gestion du projet
✅ Améliore la responsabilité
Contraintes d’une segmentation temporelle
❌ Risque de sous-estimation
❌ Peut créer du stress
❌ Nécessite une surveillance constante
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Créer votre planning de projet…. et le respecter !
Créer et respecter votre planning de projet est la clé pour réussir. Cela implique l'utilisation d'outils comme le planning prévisionnel de projet sur Excel, la définition de jalons clairs et la création d'un calendrier réaliste. Il est essentiel de s'assurer que le planning est suivi tout au long du projet, avec des ajustements si nécessaire.
Les questions à se poser
- Comment assurer la flexibilité tout en respectant le planning ?
- Comment communiquer les mises à jour du planning aux parties prenantes ?
- Quels sont les indicateurs clés de performance pour suivre le respect du planning ?
Les logiciels qui peuvent vous aider à créer votre planning de projet
- Basecamp : Cet outil tout-en-un permet de créer et de suivre le planning de projet, facilitant la collaboration et la communication au sein de l'équipe.
- Mavenlink : Offre des outils pour créer, suivre et respecter le planning prévisionnel de projet, avec des fonctionnalités de suivi du temps et de reporting.
Avantages d’un planning de projet
✅ Augmente l'efficacité
✅ Favorise la responsabilité
✅ Aide à la communication
Contraintes d’un planning de projet
❌ Peut être difficile à suivre
❌ Nécessite une adaptation flexible
❌ Risque d'être trop rigide
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N’oubliez pas de partager votre planning de projet à toutes les parties prenantes
Le partage de votre planning prévisionnel de projet avec toutes les parties prenantes assure une collaboration et une communication efficaces. Cela permet de recevoir des commentaires et des suggestions, et de s'assurer que tout le monde est aligné sur les objectifs et les délais. L'utilisation de plateformes collaboratives peut faciliter cette étape.
Les questions à se poser
- Avec qui le planning doit-il être partagé ?
- Quel est le meilleur moyen de communiquer le planning à toutes les parties prenantes ?
- Comment s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent leurs rôles et responsabilités dans le planning ?
Les logiciels qui peuvent vous aider à partager votre projet
- Slack : Plateforme de communication qui permet de partager facilement des fichiers et des informations, y compris le planning prévisionnel de projet.
- SharePoint : Solution de Microsoft pour partager et gérer des documents, idéale pour distribuer le planning de projet aux différentes parties prenantes.
Avantages de partager votre projet
✅ Favorise la collaboration
✅ Augmente la transparence
✅ Permet des ajustements rapides
Contraintes de partager votre projet
❌ Risque de trop d'informations
❌ Nécessite une communication claire
❌ Peut créer des problèmes de confidentialité
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Suivre et analyser les résultats de votre planning prévisionnel de projet
Le suivi et l'analyse des résultats sont essentiels pour le succès d'un planning prévisionnel de projet. Cela permet de comprendre où se situent les retards ou les problèmes, et de prendre des mesures correctives en conséquence. L'utilisation de logiciels spécifiques peut faciliter le suivi et l'analyse.
Les questions à se poser
- Comment évaluer régulièrement l'avancement du projet par rapport au planning ?
- Quels sont les indicateurs clés à surveiller ?
- Comment identifier et traiter les écarts par rapport au planning initial ?
Les logiciels qui peuvent vous aider à suivre les résultats
- Jira : Principalement utilisé dans le développement logiciel, il offre des fonctionnalités robustes pour le suivi et l'analyse de l'avancement du projet.
- Zoho Projects : Permet de suivre et d'analyser les résultats à travers des tableaux de bord personnalisables, des rapports et des analyses en temps réel.
Avantages de suivre et analyser les résultats
✅ Permet des ajustements en temps réel
✅ Favorise l'amélioration continue
✅ Aide à évaluer le succès du projet
Contraintes de suivre et analyser les résultats
❌ Peut être chronophage
❌ Nécessite des compétences en analyse
❌ Peut créer une surcharge d'informations
Conclusion pour construire un planning prévisionnel de projet performant
Élaborer un planning prévisionnel de projet est une tâche complexe et cruciale pour la réussite de tout projet. Les différentes étapes exposées précédemment, de la création du cahier des charges à l'analyse des résultats, nécessitent une attention méticuleuse et une compréhension profonde des besoins du projet.
L'un des aspects à considérer est la différence entre la gestion d'un projet seul et celle d'un projet d'équipe. Un projet individuel, bien que plus contrôlable, peut s'avérer plus long et exigeant en termes de gestion du temps et des ressources. À l'inverse, un projet d'équipe nécessite une coordination et une communication efficaces entre les membres mais permet souvent de gagner du temps grâce à la répartition des tâches.
Dans ce contexte, les logiciels de gestion de projet peuvent jouer un rôle crucial en aidant à organiser et à suivre le progrès, mais la maîtrise de ces outils et des principes de gestion de projet nécessite une formation spécialisée.
Se former est donc essentiel pour réussir son planning prévisionnel de projet. Que ce soit pour comprendre les mécanismes de la gestion de projet, apprendre à utiliser efficacement des logiciels spécifiques comme ceux mentionnés, ou pour développer des compétences en leadership et en gestion d'équipe, une formation adéquate peut faire la différence entre le succès et l'échec d'un projet.
Le Collège de Paris propose des formations dédiées qui peuvent vous accompagner dans cette démarche. Ces formations vous permettront non seulement de maîtriser les aspects techniques de la création du planning prévisionnel de projet mais également de développer une vision stratégique et managériale pour conduire vos projets avec succès. Investir dans une formation de qualité est un pas vers la réalisation efficace et sereine de vos futurs projets.
Est-il possible de demander une formation pour créer un planning prévisionnel de projet ?
Oui, de nombreux centres de formation professionnels, tels que le Collège de Paris, offrent des formations pour créer un planning prévisionnel de projet. Ces formations peuvent être extrêmement bénéfiques pour ceux qui souhaitent maîtriser cette compétence essentielle, quelle que soit leur statut professionnel.
Quelle formation peut être suivie en parallèle de celle sur la création du planning prévisionnel de projet ?